Datenschutzinformationen zu externen Tools
1. DATENSCHUTZ MICROSOFT TEAMS
Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ bei der Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V.
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V. Die Angabe zur Kontaktaufnahme finden Sie in der E-Mail Signatur des Organisatoren des Online-Meetings.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer, z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache Meeting-Metadaten, z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, Text-, Audio- und Videodaten.
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit Sie Ihre Einwilligung in die Nutzung von Online Meetings erteilt haben, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Microsoft erhält im Rahmen der Meetings gegebenenfalls Kenntnis von den oben genannten Daten, um die Durchführung der Meetings in unserem Auftrag zu ermöglichen. Der gesamte Datenverkehr erfolgt verschlüsselt (MTLS, TLS oder SRTP) und die Datenspeicherung findet grundsätzlich auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Für den Fall, dass Daten dennoch in den USA verarbeitet werden, haben wir in Ergänzung zu den oben genannten Maßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre mit Microsoft EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.
Nähere Informationen erhalten Sie in den Datenschutzbestimmungen von Microsoft, abrufbar unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
2. DATENSCHUTZ Signal
Datenschutzhinweis für Nutzung von Signal mit Kooperationspersonen und Teilnehmenden bei der Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V.
Wir möchten Sie nachfolgend auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit „Signal“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen den Messanger-Dienst „Signal“, um mit Kooperationspersonen und Teilnehmenden Termine zu koordinieren und kurze Absprachen zu treffen. Unserseits schließen wir den Austausch von sensiblen Daten aus.
Müssen Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen bzw. zur Verfügung stellen?
Sollten Sie sich entscheiden, „Signal“ nicht zu nutzen, kann die Terminvereinbarung weiterhin telefonisch oder per SMS erfolgen.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Nutzung von „Signal“ steht, ist die Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Signal“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt davon ab, welche Angaben sie bei der Anmeldung (Ihre Mobilnummer) bzw. bei der Nutzung von Signal machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Mobilnummer, Nutzername, Profilbild (optional), Chat- und Sprachnachrichten, Foto- und Videodateien.
Rechtsgrundlagen der Datenvereinbarung
Soweit Sie Ihre Einwilligung zur Nutzung von „Signal“ erteilt haben, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Treffen wir automatisierte Entscheidungen über Sie?
Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, ausschließlich über die automatische Verarbeitung, einschließlich der Profilerstellung, die für Sie rechtliche Auswirkungen hat.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von „Signal“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Chats, Videotelefonie wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Signal“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Dritte, an die wir personenbezogene Daten weitergeben, können sich außerhalb der Europäischen Union befinden. Wenn es keine angemessenen Entscheidungen vonseiten der Europäischen Kommission für das entsprechende Land gibt (das bedeutet, dass das Datenschutzniveau in diesem Land nicht mit dem Niveau des Datenschutzes in der Europäischen Union vergleichbar ist), verwenden wir geeignete und von der DSGVO vorgesehene Schutzmaßnahmen für Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Grundsätzlich erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten an Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau unter Verwendung der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln.
Ihre Rechte
Nach den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung können Sie uns gegenüber folgende Rechte geltend machen:
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden (unter bestimmten Umständen)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (unter bestimmten Umständen)
• Widerspruchsrecht
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung Ihrerseits voraussetzt, haben Sie auch das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit unserer Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung vor deren Widerruf zu beeinträchtigen.
Um eines Ihrer oben aufgeführten Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V., Zentrale, Mainzer Landstraße 293, 60326 Frankfurt am Main oder datenschutz@gjb-frankfurt.de
Unser/e Datenschutzbeauftragte/r kann unter folgenden Kontaktdaten erreicht werden: datenschutz@gjb-frankfurt.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in unzulässiger Weise verarbeiten, kontaktieren Sie uns bitte unter: Gesellschaft für Jugendbeschäftigung e.V., Zentrale, Mainzer Landstraße 293, 60326 Frankfurt am Main oder datenschutz@gjb-frankfurt.de . Sie haben zudem das Recht sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist [Name der zuständigen Aufsichtsbehörde: Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden].
Nähere Informationen erhalten Sie in den Datenschutzbestimmungen von „Signal“, abrufbar unter: